ความสำคัญ 5 ประการของการมี ‘ระบบธุรกิจ (Business System) ที่ดี
ในการทำธุรกิจนั้น เมื่อเริ่มต้นจากระดับเล็กๆ ประเด็นเกี่ยวกับเรื่อง ‘ระบบ (System)’ อาจจะไม่ใช่เรื่องหลักใหญ่สำคัญมากนัก ธุรกิจมีเพียงคุณ กระบวนการยังไม่มีความซับซ้อน ทุกอย่างดำเนินการไปอย่างเรียบง่าย วันต่อวัน สามารถตามติดไล่เรียงขั้นตอนได้แม้จะไม่ได้จดบันทึกอะไรมากไปกว่าบัญชีค่าใช้จ่ายทั่วไป
แต่นั่นอาจจะไม่ใช่ความคิดที่ …. ถูกต้องนัก เพราะเมื่อใดก็ตามที่ธุรกิจของคุณเติบโต ขยายสเกล เพิ่มสาขา เพิ่มกำลังการผลิต การมีระบบที่ถูกวางเอาไว้เป็นอย่างดีในเบื้องหลัง จะช่วยให้การขยายตัวและตรวจสอบสามารถเป็นไปได้อย่างราบรื่น และลดความน่าปวดหัวที่จะเกิดขึ้นในภายหลังลงไปได้อย่างมาก
และเชื่อเถอะว่า การสร้างระบบ ‘ในภายหลัง’ มันมีค่าใช้จ่ายแฝงที่มากกว่าการ ‘เสียเวลา’ อยู่ หลายเท่านัก
GM Live ขอสรุปถึงข้อดีของการ ‘สร้างระบบ’ สำหรับธุรกิจ ไม่ว่าจะธุรกิจขนาดย่อม ขนาดกลาง หรือธุรกิจที่พร้อมจะเป็นขนาดใหญ่ ที่ไม่อาจมองข้าม ออกมาเป็นหลักห้าข้อใหญ่ด้วยกัน
-ระบบ สร้าง ‘ความสม่ำเสมอ’
ไม่มีอะไรจะน่ากังวลเท่ากับธุรกิจขนาดเล็กที่ขยับไปสู่ขนาดกลาง แล้วต้องพบกับปัญหาการผลิตสินค้าไม่ทัน วัตถุดิบขาด และถูกเขี่ยพ้นออกจากเกมธุรกิจด้วยสาเหตุที่ไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ทันการ การสร้างระบบ จะช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอในกระบวนการ ลดความสิ้นเปลือง เพิ่ม ‘ประสิทธิภาพ’ การผลิตให้สูงขึ้น เพราะเมื่อระบบถูกเซ็ทเอาไว้อย่างคงที่ สิ่งที่คุณต้องทำ ก็แค่คอยดูแลระบบนั้น และแก้ไขปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นยิบย่อยรายทาง
-ระบบ ช่วยลดปัญหาการฝึกคนงาน
มันคงเป็นเรื่องที่น่าเหนื่อยแสนสาหัส เมื่อธุรกิจขยายตัว แต่ไม่มีกระบวนการฝึกฝน ‘คนทำงาน’ ที่มีประสิทธิภาพ ขั้นตอนการฝึกสอนคนงานนั้น มีทั้งต้นทุนที่เห็นได้ชัดอย่างค่าใช้จ่าย ค่าสถานที่ และต้นทุนแฝงอย่าง ‘เวลา’ กับ ‘ความเข้าใจ’ ของคนงานใหม่ที่จะเข้ามาสร้างสินค้า ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ การมีระบบที่เสถียรมั่นคง จะช่วยลดความซับซ้อนของการฝึกฝนคนงานใหม่ ด้วยการวางกรอบที่ชัดเจนของการทำงานในภาคปฏิบัติ ที่สามารถ ‘ทำตามกันได้’
-ระบบ ช่วยจัดวางตำแหน่งคนกับงาน ในที่ที่ควรจะเป็น
‘ใช้คนให้ถูกงาน’ คือบัญญัติสูงสุดของทุกสิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ภาคธุรกิจ การวางตำแหน่งคนที่เหมาะสมในจุดที่เหมาะสม สร้างความแตกต่างอย่างชัดเจนระหว่างผลกำไร และการขาดทุนย่อยยับล้มเหลว การมีระบบที่กำหนดชัดในตำแหน่งแห่งที่ของผู้ทำงาน ว่าขอบเขตปฏิบัติงานอยู่ที่ใด อำนาจอนุมัติมีถึงเพียงไหน และขีดเส้นเพื่อป้องกันการทับซ้อนของการเอื้อผลประโยชน์ จะช่วยให้กระบวนการทำธุรกิจนั้น ราบรื่นขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ อย่างน้อยๆ คุณก็ไม่อยากให้คนที่มีอำนาจสั่งจ่าย อยู่ในตำแหน่งเดียวกับคนที่ดูแลบัญชีแน่ๆ เพราะนั่นคือจุดเริ่มต้นของการฉ้อโกงระดับองค์กรที่จะกัดกินธุรกิจของคุณจากภายใน และแก้ไขได้ยากที่สุด
-ระบบ ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงไปสู่สิ่งใหม่ๆ ทำได้สะดวกขึ้น
มันมีกรณีศึกษาสุดคลาสสิคเกี่ยวกับ ‘ธุรกิจครอบครัว’ ที่ ‘อยากขยับไปสู่องค์กรขนาดใหญ่’ ที่ไม่ประสบผลสำเร็จ เพราะกระบวนการทำงาน และ ‘ระบบ’ ของเดิมนั้น ถูกวางไว้บนฐานของการตัดสินใจของคนไม่กี่คน ตำแหน่งงานที่ไม่ชัดเจน ขอบเขตที่เลือนราง และกระบวนการผลิตที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่นับรวมความ ‘คนกันเอง’ ของคนในองค์กรแบบเครือญาติ ที่จะสะกดความพินาศของธุรกิจมานักต่อนัก การสร้างระบบที่ดี จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านไปสู่สิ่งใหม่ๆ ทำได้ง่ายและดีขึ้น เพราะเมื่อมีระบบเป็น ‘สันหลังหลัก’ ที่ค้ำยันธุรกิจ การเพิ่มเติม ตัดออก ลดลง หรือ ‘เปลี่ยน’ ไปสู่สิ่งที่ดีกว่า มีประสิทธิภาพดีกว่า ก็สามารถทำได้โดยมีขีดความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ
-และระบบ สร้าง ‘มูลค่า’ ให้กับธุรกิจ
ระบบ สามารถเป็นได้ทั้ง ‘เครื่องมือ’ และ ‘ตัวตน (Identity)’ ของธุรกิจ ระบบธุรกิจที่แข็งแกร่ง จะสามารถตอบต่อคนภายนอก ผู้ถือหุ้น คนทำงาน และผู้เกี่ยวข้องทุกคนได้ว่า ธุรกิจนี้เกี่ยวกับอะไร กำลังทำอะไร และจะ ‘นำไปสู่อะไร’ ความชัดเจนเช่นนี้เป็นข้อบวกที่นักลงทุนต่างมองหา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการร่วมหุ้นร่วมทุน หรือถ้ากรณีที่คุณอยากจะ ‘รีไทร์’ ตัวเองออกจากเกมธุรกิจ ขายให้กับคนที่จะมาสานต่อ ธุรกิจที่มีระบบ จะทำให้การส่งมอบ ไม่กลายเป็นเรื่องน่าปวดหัวและภาระชีวิตอันไม่จบสิ้น แทนที่จะเป็นการเกษียณแสนสบายที่คุณใฝ่หา
ระบบดังที่กล่าวไปนั้น ไม่ได้จำกัดว่าจะเป็นระบบหลังบ้าน ระบบไอที หรือระบบที่พ่วงด้วยเทคโนโลยีทันสมัยอะไร แค่ระบบการตรวจสอบบัญชีที่ชัดเจน ระบบการจัดการบุคลากรที่แน่นอน ระบบการผลิตที่เป็นขั้นตอน การสืบย้อนและการตรวจสอบ อาจจะเป็นสิ่งที่คุณรู้สึกว่ามันแสนจะยุ่งยากเหลือกำลัง แต่เชื่อเถอะว่า มันจะเป็นตัวเสริมกำลังให้ธุรกิจของคุณไปได้ไกล
และทั้งหมด ไม่อาจจะเกิดขึ้นได้ หากขาดซึ่ง ‘ระบบ’ ที่มีประสิทธิภาพ
สุดท้ายนี้ จำไว้ว่า ทำระบบให้แข็งแกร่ง แล้วปล่อยให้ระบบเป็นตัวพูดแทนคุณ และคุณจะได้ไม่ต้องมานั่งอธิบายอะไรต่อมิอะไรอีก เพ่งสมาธิในส่วนที่คุณควรจะทำ นั่นคือการใช้ความคิด เพื่อทำให้ธุรกิจ …. ติดปีกบิน
